Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

HybridAI GmbH
Im Mediapark 5
50670 Köln

E-Mail für Datenschutzanfragen: datenschutz@hybridai.one

Datenschutzbeauftragter

Gregor Klar
HybridAI GmbH
Im Mediapark 5
50670 Köln

E-Mail für Datenschutzanfragen: datenschutz@hybridai.one

2. Welche Daten wir erheben

Wir erheben folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontodaten (z.B. Name, E-Mail-Adresse)
• Von Ihnen erstellte Inhalte (Bücher, Texte, Bilder)
• Nutzungsdaten (z.B. Interaktionen mit dem Service)
• Geräteinformationen (z.B. Browser, Betriebssystem)

3. Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung und Betrieb des KI-gestützten Buchschreibdienstes
• Verbesserung und Weiterentwicklung unserer Dienste
• IT-Sicherheit und Schutz vor Missbrauch
• Kommunikation mit Ihnen (Support, Updates)

4. Rechtsgrundlagen

• Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

5. KI-Dienstleister

Zur Bereitstellung unserer KI-Funktionen arbeiten wir mit folgenden Partnern zusammen:

• Anthropic (Claude)
• OpenAI
• Google (Gemini)
• X.AI (Grok)
• Mistral AI
• Perplexity AI — Recherche-Funktionen: Faktencheck (der geprüfte Kapiteltext wird übermittelt), Plagiatsprüfung (die Sätze des geprüften Kapitels werden als Suchanfragen übermittelt), Themen- und Marktrecherche sowie der Gesetzgebungs-Tracker (Suchanfragen)
• OpenRouter — Zugang zu weiteren Schreibmodellen (u. a. für Bücher mit Inhalten für Erwachsene) sowie zu Ausweichmodellen, wenn ein Sicherheitsfilter einen zulässigen Text blockiert
• Pangram Labs — Erkennung KI-generierter Texte — der geprüfte Kapiteltext wird übermittelt

Anfragen an die Sprachmodelle laufen über das HybridAI-Gateway der HybridAI GmbH, das sie an den jeweils gewählten Anbieter weiterleitet. Für Diktat und Vorlesen nutzt Hermes 3000 direkt die Sprachdienste von OpenAI.

Verbundene Agenten: Geben Sie unter „Mein Account → Integrationen“ einem KI-Agenten Zugriff (etwa Hy, dem Assistenten der HybridAI GmbH), kann er Ihre Bücher lesen und darin schreiben, bis Sie die Freigabe dort widerrufen. Greift der Agent 90 Tage lang nicht zu, erlischt sie von selbst. Text, den ein Agent schreibt, wird im Herkunftsnachweis als KI-Text geführt.

Mit allen KI-Dienstleistern haben wir Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen.

Keiner unserer KI-Dienstleister ist berechtigt, die über Hermes 3000 verarbeiteten Daten zum Training eigener KI-Modelle zu verwenden. Dies ist vertraglich ausgeschlossen.

Hinweis zur Transparenz: Ihre Texte werden den KI-Dienstleistern unverändert übermittelt. Eine automatische Maskierung personenbezogener Daten vor der Übermittlung findet bei Hermes 3000 nicht statt. Vermeiden Sie daher die Eingabe personenbezogener Daten Dritter, soweit sie für Ihr Werk nicht erforderlich sind.

6. Unterauftragsverarbeiter und Technologiepartner

Für den Betrieb von Hermes 3000 setzen wir folgende Dienstleister ein:

• Hetzner Online GmbH — Hosting und Rechenzentrum (Standort: Deutschland)
• Google LLC — Webanalyse (Google Analytics) — nur mit Ihrer Einwilligung
• PostHog Inc. — Produktanalyse — nur mit Ihrer Einwilligung
• Reddit Inc. — Messung der Werbewirkung (Reddit Pixel: Seitenaufrufe, Registrierungen, Käufe) — nur mit Ihrer Einwilligung
• Meta Platforms Ireland Ltd. — Messung der Werbewirkung auf Facebook und Instagram (Meta Pixel: Seitenaufrufe, Registrierungen, Käufe) — nur mit Ihrer Einwilligung
• OpenAI — Messung der Werbewirkung von Anzeigen in ChatGPT (OpenAI Measurement Pixel: Seitenaufrufe, Registrierungen, Käufe) — nur mit Ihrer Einwilligung
• Stripe Inc. — Zahlungsabwicklung und Abonnementverwaltung
• Amazon Web Services (AWS) — Verschlüsselte Sicherungskopien auf Amazon S3 (Region: Stockholm, Schweden)
• Sendinblue SAS (Brevo) — Versand von E-Mails (Standort: Frankreich); ersatzweise über Google Workspace (Gmail)
• Functional Software Inc. (Sentry) — Fehlerüberwachung zur Behebung technischer Störungen (Datenregion: EU, Deutschland)
• Sociavault — Auswertung öffentlicher Social-Media-Beiträge im Gesetzgebungs-Tracker
• Hunter.io — Recherche dienstlicher Kontaktdaten im Gesetzgebungs-Tracker

Mit allen Unterauftragsverarbeitern haben wir Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Zwischen Ihnen und der HybridAI GmbH gilt der in unseren Nutzungsbedingungen (§ 11) enthaltene Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der mit Ihrer Registrierung automatisch in Kraft tritt.

7. Anmeldung mit Google (OAuth)

Sie haben die Möglichkeit, sich mit Ihrem Google-Konto bei Hermes 3000 anzumelden. Bei der Nutzung dieser Funktion werden folgende Daten verarbeitet:

• Von Google erhalten wir: Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und Ihre Google-Benutzer-ID
• Diese Daten verwenden wir ausschließlich zur Authentifizierung und Erstellung bzw. Verknüpfung Ihres Benutzerkontos.
• Wir erhalten keinen Zugriff auf Ihr Google-Passwort oder andere Google-Dienste (wie Gmail, Drive, etc.).
• Wenn bereits ein Konto mit Ihrer Google-E-Mail-Adresse existiert, wird Ihr Google-Login automatisch mit diesem Konto verknüpft.
• Sie können die Verbindung zu Google jederzeit in Ihren Google-Kontoeinstellungen unter 'Drittanbieter-Apps mit Kontozugriff' widerrufen.

8. Lebensgeschichte: Sprachgespräch und Tonaufnahme

Auf der Seite „Lebensgeschichte“ führt eine erzählende Person – etwa Großvater oder Großmutter – ein Gespräch mit einem KI-Interviewer. Dabei verarbeiten wir:

• die Angaben aus der Vorbereitung: Name der erzählenden Person, Beziehung, Anrede, Sprache und optionale Stichpunkte;
• die Sprache während des Gesprächs: Sie wird live über unser HybridAI-Gateway an das Sprachmodell von OpenAI übermittelt, das zuhört, antwortet und das Gesagte in Text umwandelt;
• die Mitschrift des Gesprächs als Text; aus ihr erstellt Google Gemini das Buch-Gerüst;
• eine Tonaufnahme des Gesprächs (Stimmen der erzählenden Person und des KI-Interviewers) – nur, wenn dies vorab gesondert ausgewählt wurde.

Tonaufnahmen speichern wir auf unseren Servern in Deutschland (Hetzner). Sie sind nicht öffentlich abrufbar; anhören und herunterladen kann sie nur, wem das Gespräch gehört. Wir werten Stimmen nicht biometrisch aus und verwenden Mitschriften und Aufnahmen nicht zum Training von KI-Modellen.

Ohne Anmeldung löschen wir Gespräch, Mitschrift und Tonaufnahmen nach sieben Tagen. Nach der Anmeldung bleiben sie beim Konto, bis sie gelöscht werden: Tonaufnahmen jederzeit über „Tonaufnahmen löschen“, was zugleich die Einwilligung widerruft, alles Übrige spätestens mit dem Konto.

Rechtsgrundlage für das Gespräch ist die Vertragserfüllung gegenüber der Person, die es einrichtet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für die Tonaufnahme die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wer das Gespräch einrichtet, bestätigt, dass die erzählende Person einverstanden ist. Die erzählende Person kann ihre Rechte, etwa auf Löschung, auch selbst direkt bei uns geltend machen: datenschutz@hybridai.one.

9. Mediathek: Fotos von Angehörigen und Freunden

Autorinnen und Autoren können für ein Buch einen Upload-Link erzeugen und weitergeben. Wer den Link hat, kann ohne Konto Fotos für dieses Buch hochladen. Dabei verarbeiten wir die Fotos, die dazu geschriebene Beschreibung und den angegebenen Namen.

Die Fotos landen ausschließlich in der Mediathek dieses einen Buchs und sind nur für dessen Autor:in und Mitautor:innen sichtbar – öffentlich werden sie erst, wenn sie in ein veröffentlichtes Buch eingefügt werden. Beim Hochladen bestätigt die einsendende Person, dass sie die Fotos weitergeben darf und diese im Buch verwendet werden dürfen.

Beim Speichern entfernen wir eingebettete Metadaten der Fotos, etwa den Aufnahmeort (GPS) oder Kameradaten.

Der Link lässt sich jederzeit deaktivieren. Fotos bleiben gespeichert, bis die Autorin oder der Autor sie entfernt oder das Konto gelöscht wird.

Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse der Autorin oder des Autors, Bilder für das eigene Buch zu sammeln, sowie das der einsendenden Person, sie beizusteuern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Einsendende und abgebildete Personen können sich für Auskunft oder Löschung direkt an uns wenden: datenschutz@hybridai.one.

10. iOS-App

Mit der App hermes3000 für iPhone und iPad lesen, schreiben und diktieren Sie in Ihren Büchern. Sie greift auf dasselbe Konto und dieselben Server zu wie die Web-Anwendung; was wir dort verarbeiten, gilt auch hier. Zusätzlich gilt:

• Anmeldung: Sie verbinden die App über einen QR-Code aus dem Browser oder über einen Anmeldelink mit Code, den wir an Ihre E-Mail-Adresse senden. Ein Passwort gibt es in der App nicht.
• Verbundene Geräte: Für jede Anmeldung speichern wir eine Gerätesitzung mit Gerätename, Plattform, App-Version und Zeitpunkt der letzten Nutzung. Sie sehen und trennen Ihre Geräte im Browser unter Konto → Integrationen.
• Diktat: Ihre Sprachaufnahme wird zur Umwandlung in Text an OpenAI (Whisper) übermittelt. Wir speichern die Aufnahme nicht; ins Buch gelangt nur der Text. Bis zur Umwandlung liegt die Aufnahme auf Ihrem Gerät, danach löscht die App sie.
• Ohne Netz kann die App das Diktat mit der Spracherkennung von Apple direkt auf dem Gerät in Text umwandeln. Dabei verlässt die Aufnahme das Gerät nicht.
• Fotos: Bilder, die Sie mit der Kamera aufnehmen oder aus Ihrer Fotomediathek wählen, laden wir in die Mediathek des Buchs. Eingebettete Metadaten wie der Aufnahmeort werden entfernt. Die App greift nur auf die Fotos zu, die Sie auswählen.
• Daten auf dem Gerät: Bücher, die Sie offline verfügbar machen, sowie Notizen und Diktattexte, die noch nicht übertragen sind, speichert die App auf Ihrem Gerät. Offline-Bücher löscht die App, wenn Sie das Konto trennen; alle Daten der App entfernen Sie, indem Sie die App löschen.
• Schriften: Für drei Buchschriften (Cormorant Garamond, Playfair Display, Merriweather) lädt die Leseansicht die Schriftdatei von Google Fonts. Dabei erhält Google die IP-Adresse Ihres Geräts.

Die App enthält keine Werbe- oder Analyse-Software und verfolgt Sie nicht über andere Apps oder Websites. Wie häufig App-Funktionen genutzt werden, zählen wir auf unserem Server, verknüpft mit Ihrem Konto, um den Dienst zu verbessern.

Kamera, Mikrofon und Spracherkennung nutzt die App erst, wenn Sie die jeweilige Berechtigung erteilt haben. Sie können sie in den iOS-Einstellungen jederzeit widerrufen.

Ihr Konto können Sie auch direkt in der App löschen; dabei werden alle Daten wie unter „Backup und Speicherdauer“ beschrieben gelöscht.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für die Nutzungszählung unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

11. Backup und Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden. Nach Löschung Ihres Kontos werden sämtliche Daten — einschließlich aller Manuskripte, Texte, hochgeladenen Bilder und Backups — innerhalb von 90 Tagen unwiderruflich gelöscht. Einzelne Inhalte löschen wir auf Ihren Wunsch jederzeit.

Zum Schutz Ihrer Daten verfolgen wir eine mehrstufige Backup-Strategie: Alle Daten werden stündlich gesichert — auf unseren eigenen Servern, auf einem Backup-Speicher in Deutschland und verschlüsselt bei Amazon Web Services in Stockholm (EU). Zusätzlich legt Hermes 3000 für jedes Buch stündliche und tägliche Sicherungen an, die Sie im Buch selbst einsehen und wiederherstellen können.

12. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Widerspruchsrecht

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter: datenschutz@hybridai.one

13. Cookies

Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies für die Funktionalität der Anwendung (z.B. Authentifizierung). Es werden keine Tracking-Cookies ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung gesetzt.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.